2013-2014:Textos

ARCHIVO DOCUMENTAL DE INTERVENCIONES Y ACCIONES URBANAS DE MADRID ABIERTO

Manuela Sevilla

Vivimos permanentemente en archivos: el cuerpo humano es un archivo genético, el lenguaje un archivo de significado, el inconsciente uno de experiencias emocionales, Incluso la historia es a veces más una base de datos que un único relato, dependiendo incluso de quién la cuenta.


Los archivos pueden ser cruciales en la manera de configurar el presente y si se trata de un archivo de arte relacionado con las experiencias artísticas en el entorno urbano con un mayor acento, ya que los usuarios especializados podrán seguir manejándolos y lo que resulta más importante, enriqueciéndolo con sus constantes aportaciones. Por otro lado comentar que estamos asistiendo en estos momentos al auge de una web cada vez más semántica y llena de significaciones donde los distintos agentes participan continuamente añadiendo sentidos nuevos a todo lo acontecido y experimentado.


El estado del arte en la gestión documental se puede decir que se inicia a partir del año 2001-2002 unida a la fórmula de sitios webs e intranets, en las que primará la idea de descentralización según los nuevos procesos de negocio o flujos de trabajo. Se oye hablar continuamente de la preocupación por la regulación del nuevo entorno digital orientado al almacenamiento, búsqueda y visualización de archivos de manera coherente y ordenada y muchas organizaciones están afrontando su digitalización como un verdadero reto provocando en ellas unos gastos en infraestructuras y procesos de trabajo prolongados en el tiempo hasta llegar a mostrar un archivo con cierta coherencia y constancia.


Este archivo de Madrid Abierto es el resultado de varios años de trabajo y arqueología institucional, y viene a documentar el material impreso y digital de un total de 134 proyectos artísticos presentados en Madrid Abierto a lo largo de sus seis ediciones. Debido al volumen de documentación acumulada durante su desarrollo ha sido necesario revisar y organizar. Fruto de esta necesidad y de las negociaciones mantenidas con el equipo de coordinación de Matadero Madrid, el Archivo de Madrid Abierto cuenta ya con un espacio de consulta e investigación disponible, previa cita, dentro de esta institución.


Además de la información, ya accesible a través de la página madridabierto.com, se recogen materiales y archivos inéditos y otros de acceso restringido por motivos de propiedad intelectual tales como audiovisuales y piezas sonoras. Es decir todo lo que no estaba ni digitalizado ni traducido, bien porque no hubo tiempo material de hacerlo o porque no se tenía el permiso de los autores para poder mostrarlo en abierto. Me gustaría resaltar el valioso material de grabación de las diferentes mesas de debate, los audiovisuales completos del proyecto de colaboración entre la Fundación Rodríguez y el Centro Cultural Montehermoso denominado Intervenciones TV y las emisiones de sonoros seleccionados dentro del programa La Libélula de Radio 3 que se han ido presentando en Madrid dentro de las distintas ediciones, así como todo lo emitido en los medios.


El espacio físico del archivo de MA es compartido con otros tres archivos relacionados con la actividad cultural de la ciudad: el Archivo de Creadores Audiovisuales, el de artes escénicas o Artea, y el denominado Freshmadrid que gira entorno a la arquitectura. Un lugar acogedor donde investigar y consultar tanto la documentación física existente como la ya digitalizada gracias a las nuevas tecnologías.


En una primera fase se recopiló todo lo que se encontraba desperdigado del conjunto de ediciones para después aportar una cobertura técnica renombrando archivos, organizándolos adecuadamente y analizando la información para hacer una valoración de posibilidades según los objetivos de la Asociación, público destinatario y estudio de otros archivos existentes para diseñar una estructura o árbol de contenidos que profundizara y pusiera en relación los procesos artísticos con los de gestión para decidiendo finalmente poner el acento sobre todo en los procesos más que en los resultados antes de ser introducidos.


El material documental se encontraba en múltiples formatos y consta de entrevistas, textos críticos, transcripciones, vídeos editados de las intervenciones, archivos sonoros, documentación física, obra de artistas, proyectos originales, investigaciones, publicaciones, memorias, dossieres de seguimiento de medios, etc.


Con una estructura bidireccional e interrelacionada se pudo clarificar, evidenciar y hacer un recorrido por el proceso creativo de los artistas desde el proyecto inicial, a la preproducción, producción, conclusiones y materiales o trabajos anteriores y posteriores relacionados con su intervención en MA. Se consideró importante registrar el proceso de la gestión realizada por la Asociación antes de la presentación de proyectos y algunas de las valoraciones o conclusiones que se recogieron.


Gracias a los nuevos sistemas de comunicación en abierto, se ha conseguido dar un salto cualitativo importante y poner a disposición de los ciudadanos toda esta información de manera que se pueda seguir compartiendo las experiencias de todo lo acontecido en cada uno de los eventos.


Este salto a la digitalización era inevitable y la decisión de adoptarla que ha surgido en un momento idóneo, precisamente cuando la economía y servicios así lo han requerido, sobre todo porque existía la preocupación por todos de que estos materiales se degradan día a día y se necesitaba una fórmula para conservarlos adecuadamente.


El protocolo de actuación establecido por MA fue:

-                      Formación del equipo de responsables de la gestión de la base de datos.

-                      Estudio del inventario de los fondos, tipología, cantidad, formatos y situación legal.

-                      Selección de formatos de destino.

-                      Workflow del centro documental (automatización de la mayoría de los procesos).

-                      Reuniones con los responsables.

-                      Estimación de las inversiones tecnológicas a realizar.

-                      Digitalización en los formatos establecidos.

-                      Análisis y registro de los documentos insertando su información en la base de datos.

-                      Desarrollo de la base de gestión de contenidos.


Según los objetivos y posibilidades de MA, se plantearon unas necesidades que se han ido resolviendo:

-                      Creación de una base de datos en red local preparada para funcionar en Internet, basada dentro de lo posible en normativas internacionales, que defina el número de campos, su funcionamiento y la inserción de la información.

-                      Una base de gestión de contenidos en Internet, utilizando la información anterior para alimentar el sistema de búsquedas on-line, de acceso público o restringido (según el tipo de usuario), que facilita el acceso multipuesto a la información desde cualquier lugar. La base de datos elegida ha sido MySQL y el gestor de contenidos “en abierto” es JOOMLA.


Es gestión on-line porque todas las acciones que permite realizar a los administradores ya sea modificar, agregar o eliminar contenidos se realiza exclusivamente con un navegador web conectado a Internet a través de protocolo http. Montado sobre un sistema de gestión de base de datos en open source y alojada en un servidor de red local propio adquirido para asegurar así que los datos introducidos estén siempre en propiedad de MA evitando igualmente problemas de alquiler de hosting. Esta preparado para tener disponible las obras y la información desde la aldea global y el trabajo en red, siendo posible la subida de materiales bajo contraseñas de usuario facilitadas previamente por el administrador.


El archivo completa su función cuando sus documentos son puestos en valor, difundidos a través de la consulta pública y enriqueciendo nuevas exposiciones o nutriendo contenidos de docencia e investigación que contribuyen al conocimiento y valoración de intervenciones, resguardando nuestra memoria urbana, y sosteniendo su identidad.


De momento el archivo está disponible a públicos iniciados (críticos, curadores e investigadores) interesados en conseguir datos más precisos sobre los proyectos y discurrir  de las ediciones, ya que por la duración e inmediatez a veces es imposible llegar a todos y cada uno al estar situados en diferentes entornos de la ciudad y alejados entre sí. Se amplia con ello la capacidad de dialogar en el tiempo sobre artistas seleccionados e invitados en los diferentes eventos.


Los beneficios de emplear la práctica de la gestión documental están claros: ofrecer el valor de la información de los diferentes eventos en toda su profundidad, tener disponible el total de la documentación en todo momento, asegurar la conservación de todo lo generado y además brindar la posibilidad a los artistas participantes de este entorno para dar visibilidad a otros trabajos relacionados.


La estructura de contenidos de la base de datos y de la base de gestión es la siguiente:

·                     PREVIOS: Materiales producidos por la organización para la puesta en marcha de las convocatorias. Contiene presentaciones, textos críticos, material para la convocatorio, la relación de patrocinadores, colaboradores y agradecimientos y otros materiales.

·                     MESAS DE DEBATE: Recoge los programas, vídeos, transcripciones y fotografías.

·                     PROYECTOS: Materiales presentados por los artistas: propuesta inicial y Cv.

·                     INTERVENCIONES: Incluye preproducción, producción, ubicación y proyectos relacionados con el programa.

·                     SONOROS: Permite acceder a las obras sonoras, ficha técnica, descripciones y a los currículos de los artistas.

·                     AUDIOVISUALES: Obras audiovisuales, ficha técnica, descripciones y currículos de los artistas.

·                     PROYECTO PEDAGÓGICO: Archivos sobre la fundamentación teórica, preproducción y producción de este proyecto llevado a cabo en la última edición de MA.

·                     DIFUSIÓN: Contiene el dossier de medios dividido en prensa escrita, radio, televisión y web con archivos de texto, audio, vídeo y material físico referenciado específicamente a los artistas. Cuenta también con los vídeos de cada edición y pressrelease.

·                     PUESTAS EN COMÚN: Informes, folletos, memorias de puestas en común o escritos personales.

·                     ARCHIVO ARTISTAS: Otros trabajos, catálogos, información de los artístas no relacionada con MA.

·                     DOCUMENTACIÓN ARTE PÚBLICO: Publicaciones relacionadas directa o indirectamente con MA.


Como se puede ver, su estructura es fiel a un recorrido procesual para resaltar el discurrir de cómo acontece un evento de estas características.


Dentro del archivo MA debemos distinguir entre lo que denominamos obra de arte en sí (fotografías, documentos, vídeos y demás producciones) y los reportajes simplemente documentales en cualquiera de estos mismos soportes, es decir entre lo considerado producción artística y documentos generados por la organización y los medios para informar o difundir las ediciones; documentación que va más allá del sentido de clasificación como es el trabajo de autor y estará disponible para su completa visualización.


Para finalizar cabe señalar  que nos encontramos en una primera fase documental que irá enriqueciéndose con el tiempo y perfeccionándose para su consulta hasta conseguir todos los objetivos.

Manuela Sevilla y María Díaz